12.05.22 | Ustalanie systemów i rozkładów czasu pracy u małego pracodawcy

Systemy i rozkłady czasu pracy obwiązujące pracowników co do zasady ustala jednostronnie pracodawca w regulaminie pracy, chyba że jest objęty układem zbiorowym pracy. Nie wszyscy jednak pracodawcy są zobowiązani do wprowadzenia regulaminu pracy, który poza unormowaniami dotyczącymi czasu pracy musi zawierać inne ustalenia dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy określone w Kodeksie pracy. Mały pracodawca, który zatrudnia mniej niż 50 pracowników i który nie wprowadził u siebie regulaminu pracy, powinien ustalić zasady organizacji czasu pracy pracowników w obwieszczeniu.

Czym jest obwieszczenie

Obwieszczenie to jednostronny akt władczy, akt kierownictwa pracodawcy, w którym na podstawie art. 150 § 1 Kodeksu pracy, ustala, jeżeli nie jest zobowiązany do wydania regulaminu pracy, obowiązujące pracowników systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy. Ustalenia w tym zakresie są wiążące dla pracowników. Pracodawca może wprowadzać w obwieszczeniu zasady organizacji czasu pracy w zakresie ustalonym przepisami Kodeksu pracy i dokonywać ich zmian bez zgody pracowników. Obwieszczenie jest sformalizowanym poleceniem pracodawcy o charakterze generalnym, ogólnym. Może ustalać jednakową organizację czasu pracy wobec wszystkich pracowników albo odmiennie systemy i rozkłady czasu pracy wobec określonych grup pracowników.

Treść obwieszczenia

W obwieszczeniu pracodawca może ustalić następujące systemy czasu pracy i obowiązujące dla nich rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe:

• podstawowy system czasu pracy;
• system równoważnego czasu pracy (art. 135-137 Kodeksu pracy);
• system czasu pracy w ruchu ciągłym (art. 138 Kodeksu pracy);
• system zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy).

Ponadto w obwieszczeniu może być wprowadzona praca zmianowa (art. 146 Kodeksu pracy).

W obwieszczeniu nie można natomiast ustalić elementów organizacji czasu pracy, które mogą być wprowadzone w:

• porozumieniu zbiorowym z przedstawicielami pracowników albo z zakładowymi organizacjami związkowymi, tj. (1) przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy do 12 miesięcy (art. 129 § 2 Kodeksu pracy), (2) systemu przerywanego czasu pracy (art. 139 Kodeksu pracy), (3) ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 140¹ Kodeksu pracy), przy czym ruchomy rozkład czasu pracy może być stosowany także na pisemny wniosek pracownika;
• umowie o pracę tj. (1) systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy) i (2) systemu czasu pracy weekendowej (art. 144 Kodeksu pracy), których zastosowanie wymaga także pisemnego wniosku pracownika, a także (u pracodawcy niezobowiązanego do ustalenia regulaminu pracy) (3) przerwy w pracy niewliczanej do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczonej na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych (art. 141 Kodeksu pracy).

Zobacz wpisy: Porozumienia zbiorowe z przedstawicielami pracowników | Równoważny system czasu pracy na podstawie Kodeksu pracy.

Korzyści z ustalenia organizacji czasu pracy w obwieszczeniu

Ustalenie organizacji czasu pracy w obwieszczeniu umożliwia pracodawcy jednostronne decydowanie o zastosowaniu wobec pracowników określonych systemów i rozkładów czasu pracy w zależności od swoich potrzeb oraz dokonywanie zmian w tym zakresie adekwatnie do zmieniających się warunków w otoczeniu gospodarczym pracodawcy.

Nie jest korzystne dla pracodawcy ustalanie systemów i rozkładów czasu pracy w umowie o pracę, ponieważ zmiany w tym zakresie będą wymagały zgody pracownika albo dokonania wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy z zachowaniem wymogów Kodeksu pracy.

Należy pamiętać, że nie jest prawidłowe określanie wobec pracownika systemu i rozkładu czasu pracy w informacji o warunkach zatrudnienia, o których mowa  w art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Dokument ten stanowi jedynie informację o obowiązujących pracownika warunkach wynikających z przepisów prawa pracy i nie może kształtować sytuacji prawnej osób zatrudnionych. W odniesieniu do czasu pracy – zawiera jedynie informację o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, określonej przepisami prawa pracy.

Tryb wprowadzenia obwieszczenia

Obwieszczenie i jego zmiany po jednostronnym ustaleniu ich treści przez pracodawcę, wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Mały pracodawca, tj. pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, ustala systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy w obwieszczeniu. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany wydawać pracownikom rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy, tj. zawierającą dodatkowo informacje o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Mały pracodawca, niezobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, może wprowadzić go dobrowolnie. W takim przypadku postanowienia dotyczące obowiązujących pracowników systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych zawiera w regulaminie pracy wraz z innymi obowiązkowymi elementami tego aktu i nie wydaje odrębnego obwieszczenia w tym zakresie.