17.03.24 | Przedłużenie okresu rozliczeniowego w systemie równoważnego czasu pracy

Korzystanie z „dobrodziejstw” systemu równoważnego czasu pracy, umożliwiającego elastyczny rozkład czasu pracy w zależności od zapotrzebowania na pracę w różnych okresach, daje właściwie dopiero stosowanie odpowiednio długich okresów rozliczeniowych. Wprowadzenie jednak dłuższego okresu rozliczeniowego niż podstawowy, który nie może przekraczać 1 miesiąca, jest uzależnione od spełnienia pewnych warunków określonych w przepisach Kodeksu pracy.

Zastrzegam, że poniższy tekst dotyczy pracodawców, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Okresy rozliczeniowe w równoważnym czasie pracy

Standardowy okres rozliczeniowy w systemie równoważnego czasu pracy nie może przekraczać 1 miesiąca (np. może wynosić 4 tygodnie albo 1 miesiąc kalendarzowy). Kodeks pracy przewiduje jednak możliwość przedłużenia tego podstawowego okresu rozliczeniowego:

1. nie więcej niż do 3 miesięcy (art. 135 § 2 k.p.) – w szczególnie uzasadnionych przypadkach;
2. nie więcej niż do 4 miesięcy (art. 135 § 3 k.p.) –przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych;
3. nie więcej niż do 12 miesięcy (art. 129 § 2 k.p.) – jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Tryb wprowadzenia okresu rozliczeniowego

Co do zasady system równoważnego czasu pracy wobec pracowników lub określonej grupy pracowników oraz obowiązujący w tym systemie okres rozliczeniowy ustala pracodawca jednostronnie w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Dotyczy to podstawowego maksymalnie 1-miesięcznego okresu rozliczeniowego oraz okresu przedłużonego do 3 miesięcy (art. 135 § 2 k.p.) lub przedłużonego do 4 miesięcy (art. 135 § 3 k.p.). Regulamin pracy lub obwieszczenie albo wprowadzone do nich zmiany (w zakresie okresów rozliczeniowych) wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Zobacz wpis: Ustalenie systemów i rozkładów czasu pracy u małego pracodawcy.

Natomiast przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy zgodnie z art. 129 § 2  Kodeksu pracy ustala się w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (porozumienie zbiorowe). Porozumienie wchodzi w życie od dnia jego zawarcia lub w terminie w nim określonym. Kodeks pracy nie przewiduje okresu, po upływie którego porozumienie wchodzi w życie, jak w przypadku regulaminu pracy, czy obwieszczenia.

Zobacz wpis: Porozumienia zbiorowe z przedstawicielami pracowników.

Obowiązek zawiadomienia inspektora pracy

W przypadku przedłużenia okresu rozliczeniowego na podstawie art. 135 § 2 Kodeksu pracy do 3 miesięcy albo na podstawie art. 135 § 3 Kodeksu pracy do 4 miesięcy, pracodawca może stosować te okresy rozliczeniowe po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Natomiast w przypadku przedłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy zgodnie z art. 129 § 2  Kodeksu pracy na podstawie porozumienia zbiorowego, pracodawca ma obowiązek przekazania kopii porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Zatem stosowanie przedłużonych okresów rozliczeniowych w systemie równoważnego czasu pracy wymaga odpowiednio zawiadomienia inspektora pracy albo też przekazania mu kopii porozumienia zbiorowego.