14.02.23 | Praca zdalna

W dniu 7 kwietnia 2023 r. wchodzą w życie przepisy o pracy zdanej, które na stałe wprowadza się do Kodeksu pracy. Z tym dniem zostaną uchylone przepisy, które umożliwiają obecnie pracodawcy polecanie pracownikom wykonywania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Ponadto z Kodeksu pracy zostaną uchylone przepisy o telepracy.

Pracodawcy, którzy będą chcieli stosować pracę zdalną od 7 kwietnia 2023 r. muszą, do momentu wejścia w życie nowych przepisów, wprowadzić odpowiednie unormowania w zakładzie pracy zgodnie z wymogami tych przepisów.

Rodzaje pracy zdalnej

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumienia się na odległość.

Nowe przepisy wyróżniają trzy rodzaje pracy zdalnej:

• praca zdalna (właściwa) – która może być uzgodniona między stronami stosunku pracy przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy za zgodą pracownika albo na wniosek pracownika za zgodą pracodawcy;
• praca zdalna na polecenie pracodawcy – w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej; praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy pod warunkiem, że pracownik złoży uprzednio oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej;
• praca zdalna okazjonalna – na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym; w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie pokrywa kosztów z nią związanych.

Pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej złożony przez określnych w przepisach pracowników, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Dotyczy to w szczególności: pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Jak wprowadzić pracę zdalną

Wykonywanie pracy zdalnej, z wyjątkiem wykonywanej okazjonalnie, będzie dopuszczalne, jeżeli zasady wykonywania pracy zdalnej zostaną określone w:

• porozumieniu z zakładowymi organizacjami zawodowymi albo w regulaminie jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia;
• regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe;
• poleceniu wykonywania pracy zdalnej, w sytuacji gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin;
• indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem, w sytuacji gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin.

Ustalając zasady pracy zdalnej należy określić w szczególności:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (przy czym nie określa się tego w poleceniu wykonywania pracy zdalnej i porozumienia indywidualnym z pracownikiem);
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, w szczególności kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego z tytułu wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę lub ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca musi ponadto:

• w informacji o warunkach zatrudnienia określić dodatkowo jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, oraz wskazać osoby lub organ, o których mowa w art. 3¹ Kodeksu pracy, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej;
• określić procedury ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie;
• dokonać oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną (ocena ryzyka może być uniwersalna dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej);
• opracować informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• zapoznać pracownika wykonującego pracę zdalną z procedurami ochrony danych osobowych, oceną ryzyka zawodowego  i informacją o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.